Sistema di ingressi/uscite UE (EES): cosa dovrebbero dire le agenzie di viaggio ai clienti prima del volo

In breve: dal 10 aprile 2026 il sistema di ingressi/uscite dell’UE (EES) registra a ogni frontiera esterna di Schengen i viaggiatori extra UE in soggiorno di breve durata: dati del passaporto, impronte digitali e immagine del volto. I cittadini UE, SEE e svizzeri e alcuni altri gruppi non vengono registrati. La regola dei 90/180 giorni non cambia, la preregistrazione è facoltativa e l’ETIAS non è ancora in funzione.

L’EES ha iniziato a funzionare il 12 ottobre 2025 con un’introduzione progressiva in 29 paesi europei e, secondo la Commissione europea (in inglese), è diventato pienamente operativo il 10 aprile 2026. Se la tua agenzia vende viaggi in Europa a clienti che non sono cittadini dell’UE, riceverai domande in merito. Questa guida spiega cosa dire ai clienti, cosa lasciare alle fonti ufficiali e come inserire l’informazione nel viaggio una sola volta, senza ripeterla per messaggio a ogni prenotazione.

Cos’è l’EES, in un paragrafo che puoi inviare a un cliente?

Il sistema di ingressi/uscite dell’UE (EES) è il sistema automatizzato di frontiera che registra i cittadini extra UE in soggiorno di breve durata ogni volta che attraversano una frontiera esterna dei 29 paesi europei che lo usano. Secondo la Commissione europea è pienamente operativo dal 10 aprile 2026 (in inglese) e al 27 luglio 2026 contava oltre 145 milioni di ingressi e uscite dall’avvio. Registra i dati del documento di viaggio, le impronte digitali, l’immagine del volto e ogni ingresso e uscita.

Un messaggio che puoi adattare: «Da aprile 2026 i viaggiatori che non sono cittadini dell’UE, del SEE o della Svizzera vengono registrati quando entrano nell’area Schengen per un soggiorno breve: dati del passaporto, impronte digitali e una foto del volto. Calcoli un po’ di tempo in più alla frontiera, tenga il passaporto a portata di mano e segua le indicazioni degli agenti.»

Questa è una sintesi della spiegazione ufficiale, non una consulenza legale. Rimanda alle pagine ufficiali invece di parafrasare dettagli che possono cambiare.

Quali clienti vengono registrati e quali sono esentati?

L’EES registra i cittadini extra UE in soggiorno di breve durata, con o senza visto. Secondo la Commissione europea non vengono registrati i cittadini dei paesi dell’UE, di Islanda, Liechtenstein, Norvegia e Svizzera, né i titolari di un visto per soggiorni di lunga durata o di un permesso di soggiorno rilasciato da un paese che applica l’EES. Chi ha un permesso rilasciato da Cipro o dall’Irlanda viene comunque registrato.

La comunicazione della Commissione sulle esenzioni (in inglese) elenca anche i cittadini di Andorra, Monaco e San Marino, i titolari di un passaporto dello Stato della Città del Vaticano o della Santa Sede e i familiari extra UE di cittadini UE, SEE o svizzeri in possesso di una carta di soggiorno o di un permesso di soggiorno, che viaggino o meno con quel familiare. L’elenco ufficiale completo è nella pagina dell’UE A chi non si applica l’EES?. La pagina cita anche i cittadini extra UE che viaggiano per studio, programmi di scambio di alunni o progetti educativi: se organizzi gite scolastiche o viaggi di gruppo, verifica quel punto con i documenti di ogni alunno invece di dare per scontato che valga per tutto il gruppo.

Per la tua agenzia, tutto questo diventa una domanda del modulo di prenotazione: che passaporto ha ciascun viaggiatore e ha un visto o un permesso di soggiorno di un paese europeo? Chiedilo per ogni viaggiatore, non solo a chi prenota. Se accogli viaggiatori dall’estero come DMC o agenzia incoming, chiedi questi dati all’agenzia partner prima dell’arrivo.

La regola dei 90/180 giorni non cambia

Un soggiorno di breve durata è sempre di massimo 90 giorni su un periodo di 180, calcolati come un unico periodo per tutti i 29 paesi che usano l’EES, secondo la pagina dell’UE Che cos’è l’EES?. Cambia da dove proviene il conteggio: dagli ingressi e dalle uscite registrati invece che dai timbri. La stessa pagina precisa che Cipro e l’Irlanda, che non usano l’EES, timbrano ancora i passaporti a mano.

Due indicazioni pratiche per i clienti che viaggiano spesso:

• Lo strumento dell’UE «verifica quanto tempo puoi restare» chiede il documento di viaggio e le date previste e risponde «OK» o «not OK» con i giorni rimanenti. Invialo ai clienti che trascorrono molto tempo in Europa.
• La stessa pagina indica che il dato sul soggiorno residuo non tiene conto del tempo trascorso nell’area Schengen iniziato prima del 10 aprile 2026. Per i clienti con soggiorni lunghi recenti, conta tu quei giorni.

Puoi fare questo conteggio con il nostro calcolatore Schengen 90/180 gratuito e controllare le date del passaporto con il verificatore di validità del passaporto. Entrambi sono strumenti di pianificazione, non sostituiscono la decisione degli agenti di frontiera.

La preregistrazione è facoltativa e funziona solo ad alcune frontiere

I clienti possono prepararsi, ma è facoltativo e oggi serve solo a poche frontiere. L’app Travel to Europe dell’UE è pensata per i viaggiatori extra UE che devono essere registrati nell’EES e hanno un passaporto biometrico. Permette di preregistrare i dati del passaporto e l’immagine del volto, e di compilare il questionario d’ingresso, nelle 72 ore precedenti l’ingresso in un paese che supporta l’app o l’uscita da esso. Al 10 ottobre 2026 la pagina dell’app indicava solo la Svezia (dati del passaporto, immagine del volto e questionario) e il Portogallo (solo il questionario); altri paesi dell’EES potranno aggiungersi più avanti. L’app non sostituisce i controlli di frontiera. Prima di nominarla, controlla nella pagina dell’app il paese d’ingresso del cliente e ricordagli di seguire comunque le indicazioni degli agenti.

Casi su cui le agenzie fanno domande

Emergono con prenotazioni reali. Ogni punto riporta ciò che dice la fonte ufficiale al 10 ottobre 2026.

• Bambini sotto i 12 anni. Le domande frequenti sull’EES dell’UE dicono che per ora non vengono rilevate le loro impronte digitali, anche se sono soggetti all’EES.
• Rifiuto di impronte o foto. Chi si rifiuta di fornire i dati biometrici si vedrà negare l’ingresso, secondo la pagina dell’UE sui dati conservati nell’EES.
• Uscita dal Regno Unito da Dover, Eurotunnel o Eurostar. La guida del governo britannico sull’EES (in inglese) dice che in questi porti i controlli EES si svolgono alla frontiera prima di lasciare il Regno Unito, quindi l’attesa avviene nel terminal britannico.
• Voli in coincidenza. Chi arriva con un volo da fuori dell’area Schengen e prosegue con un volo al suo interno passa il controllo d’ingresso nell’aeroporto in cui atterra il primo volo, secondo il codice frontiere Schengen (allegato VI, punto 2.1.2). È lì che viene registrato.

Un esempio per capire come funziona: una coppia statunitense che vola Chicago–Francoforte–Roma passa il controllo di frontiera a Francoforte, non a Roma. Nel primo viaggio dall’avvio dell’EES quel controllo include la registrazione, quindi una coincidenza di 50 minuti a Francoforte è rischiosa.

Cos’è l’ETIAS e quando parte?

L’ETIAS è un’autorizzazione di viaggio distinta per chi è esente dal visto, non una registrazione alla frontiera come l’EES: i clienti che viaggiano con un visto Schengen non ne avranno bisogno. Al 10 ottobre 2026 la pagina ufficiale dell’ETIAS dice che non è ancora in funzione, che non si raccolgono domande e che la data di avvio sarà annunciata diversi mesi prima del lancio. Una volta rilasciata, è valida per tre anni o fino alla scadenza del passaporto, se precedente.

Annunci precedenti indicavano una data obiettivo, quindi i clienti potrebbero averne sentita una. Non ripetere una data a memoria o da un vecchio articolo: controlla la pagina ufficiale dell’ETIAS il giorno in cui invii il viaggio e scrivi nella nota la data di quel controllo.

Cosa deve fare la tua agenzia per ogni viaggio in Europa? (checklist EES)

Una pratica pronta per l’EES riporta, per ogni viaggiatore, la cittadinanza, l’eventuale visto per soggiorni di lunga durata o permesso di soggiorno e la scadenza del passaporto, perché le esenzioni dipendono dalla persona, non dalla prenotazione. I passaggi:

1. Chiedi a ogni viaggiatore, non solo a chi prenota, la cittadinanza e se ha un visto per soggiorni di lunga durata o un permesso di soggiorno, e quale paese lo ha rilasciato.
2. Verifica le esenzioni nell’elenco ufficiale dell’UE A chi non si applica l’EES? e annota la data del controllo.
3. Controlla le date del passaporto con il verificatore di validità del passaporto. Poi aggiungi un’attività alla checklist «Prima di partire» del viaggio, per esempio «Controlla che il passaporto sia valido almeno tre mesi dopo l’uscita dall’Europa», con scadenza 30 giorni prima della partenza. I viaggiatori la spuntano nell’app.
4. Per chi viaggia spesso in Europa, conta i giorni recenti con il calcolatore Schengen 90/180 e invia lo strumento dell’UE per verificare il soggiorno per il dato ufficiale. Lo strumento dell’UE non conta i soggiorni iniziati prima del 10 aprile 2026.
5. Nomina l’app Travel to Europe solo se il cliente entra da un paese che la supporta (Svezia e Portogallo al 10 ottobre 2026).
6. Lascia un margine nei giorni di arrivo. Calcola l’ora locale di atterraggio con il calcolatore dell’orario di arrivo e non prenotare una coincidenza stretta né un transfer per il minuto in cui atterrano: la registrazione rileva impronte digitali e immagine del volto.
7. Aggiungi al viaggio, nel tuo creatore di itinerari, una nota datata «Frontiera e ingresso» con il messaggio di due frasi della prima sezione, i link alle pagine ufficiali dell’UE sull’EES e lo stato dell’ETIAS il giorno del controllo. Poi invia il viaggio una sola volta, come link: in Viaondo ogni cliente riceve l’app per i viaggiatori tramite un link privato e, come app di viaggio offline, tiene la nota e i documenti sul telefono nella coda alla frontiera, anche senza campo.

Se invii ancora gli itinerari in PDF, ogni modifica a queste note ti obbliga a rinviare il file. Un link al viaggio mostra sempre la versione più recente.

Cosa non deve promettere un’agenzia ai clienti sull’EES?

Un’agenzia non deve promettere esenzioni dall’EES, code brevi o un conteggio ufficiale dei giorni. La Commissione europea pubblica chi è esentato e il sito Travel to Europe dell’UE offre lo strumento ufficiale di verifica del soggiorno, che risponde «OK» o «not OK» e mostra i giorni rimanenti. Rimanda i clienti a quelle pagine e annota la data di ogni controllo.

• Non promettere ai clienti che saranno esentati o che le code saranno brevi. Nessuna delle due cose dipende da te.
• Non presentare il tuo conteggio dei giorni come ufficiale. Usalo per pianificare e indica ai clienti lo strumento dell’UE per il dato ufficiale.
• Non copiare da questo articolo i dettagli delle esenzioni. Rimanda alla pagina ufficiale dell’UE A chi non si applica l’EES?, che riporta l’elenco completo e aggiornato.

Come abbiamo verificato questa guida. Ogni affermazione rimanda a una pagina ufficiale (Commissione europea, il sito Travel to Europe dell’UE, GOV.UK ed EUR-Lex), controllata l’ultima volta il 10 ottobre 2026. È una guida pratica per le agenzie, non una consulenza legale.

Per contare i giorni di un cliente prima di preparare un preventivo, usa il calcolatore Schengen 90/180. Per vedere come appaiono un viaggio, le sue note e i suoi documenti sul telefono del viaggiatore, apri il viaggio dimostrativo.